Jak napisać maile odrzucające potencjalnych pracowników

Gdy z sukcesem zakończyliśmy proces rekrutacyjny i udało się nam wyłonić najlepszego kandydata, czeka na nas jeszcze jedno zadanie. Powinniśmy poinformować tych, których odrzuciliśmy, o naszej decyzji, a także o tym, czym była motywowana. Jak to jednak zrobić i dlaczego nie powinno się o tym zapominać?

Informować o odrzuceniu kandydatury, czy nie?

Pierwsze nasuwające się nam pytanie dotyczy tego, czy musimy w ogóle informować osobę potencjalnie zainteresowaną pracą w naszej firmie o tym, że nie udało się jej pozyskać naszego zaufania. W Polsce nie jest to powszechna praktyka. Wiele firm nie ma takiego zwyczaju wychodząc z założenia, że kandydat w pewnym momencie zinterpretuje właściwie przedłużające się milczenie. Nie brakuje i takich, w których odpowiedzi odmownej udziela się tylko tym zainteresowanym, którzy będą dopytywać się o wynik rekrutacji.

Takie podejście nie pomaga w budowaniu silnej pozycji firmy na rynku. Nie przyczynia się też do tego, że jest ona uznawana za eksperta w branży, w której działa. Kandydaci przyznają, że stosunkowo rzadko są informowani o tym, że nie otrzymają pracy, o którą się starają. Nie ukrywają jednak, że gdyby zależało to od nich, chętnie zmieniliby taki stan rzeczy. Brak informacji zwrotnej wpływa na sposób postrzegania firmy, która preferuje taką politykę, a przecież odrzucone osoby wcale nie rozpływają się w powietrzu. Często znajdują zatrudnienie w innych firmach, robią karierę i w pewnym momencie mogą okazać się fantastycznymi partnerami handlowem przedsiębiorstwa, które kiedyś nie dostrzegło ich potencjału. Mogą, ale nie jest wcale powiedziane, że zostaną, w ich pamięci bowiem brak informacji zwrotnej może przyćmić pozytywne informacje na temat firmy, która pozwoliła sobie na tego rodzaju niedociągnięcie.

Jak odmawiać?

Mail odrzucający potencjalnych pracowników powinien stać się normą. Jeśli będziemy przestrzegać kilku prostych zasad z pewnością okaże się, że jego napisanie nie będzie wcale skomplikowane. Jakie to zasady?

1. Nie zwlekaj z odpowiedzią

Kandydat na pracownika szanował nasz czas przygotowując dokumenty aplikacyjne, stawiając się na rozmowę, a często również wykonując kierowane do niego polecenia. My odwdzięczmy się mu więc tym samym. Jeśli wyłoniliśmy już osobę, która zostanie przez nas zatrudniona, poinformujmy, że nie jest to on.

2.  Nie spoufalaj się i nie pouczaj

Pisanie maila odrzucającego pracownika nie jest przestrzenią, którą można wykorzystywać do skracania dystansu pomiędzy firmą, a osobą, która uczestniczyła w procesie rekrutacyjnym. Piszmy przestrzegając form grzecznościowych i powstrzymajmy się od udzielania „dobrych rad”. Życzenie powodzenia w dalszej rekrutacji albo sugestia, że lepiej skoncentrować się na nauce zamiast aplikować do firm, nie są mile widziane o pozytywnie odbierane

3.Podaj przyczynę odrzucenia kandydatury

Każdy ocenia siebie dość dobrze, wiele osób autentycznie nie wie więc, jakie błędy popełniło w procesie rekrutacji. Poinformujmy, maksymalnie grzecznie, co wpłynęło na naszą decyzję. Być może pomożemy w ten sposób odrzuconej przez nas osobie w lepszym przygotowaniu się do aplikowania na inne stanowisko.

Artykuł redagowany przez Strategie Personalne, agencję HR z Krakowa
Strategie Personalne
ul. Królowej Jadwigi 236/1, 30-218 Kraków 
telefon 607 740 950
https://www.sp.pl